1 - COMO ESCOLHER A ADMINISTRADORA
Siga algumas boas dicas para a escolha da administradora do seu condomínio:
- Procure indicações de outros síndicos.
- Solicite à administradora uma relação de condomínios administrados, com nome e telefone dos síndicos, e informe-se sobre a idoneidade da mesma.
- Procure conhecer toda a estrutura da administradora. Existem casos de administradoras-fantasmas, que funcionam apenas com um telefone celular.
- Informe-se sobre qual a forma de rescisão contratual prevista.
- Veja se no contrato há cláusula especificando que a administradora é responsável pelo pagamento de multas ou despesas extras, decorrentes de seus eventuais erros. Por exemplo: se ela não recolher o FGTS dos funcionários no prazo, quem vai arcar com as multas?
- Um item importante a ser observado na contratação da empresa é se ela possui departamento jurídico próprio. Contar com um sistema on-line para tirar dúvidas dos síndicos (e dos condôminos em geral) também é é bem vindo.
- Certifique-se de que a administradora tem experiência em reduzir custos e otimizar a receita.
- Se a taxa cobrada é fixa ou vinculada à arrecadação ordinária do condomínio.
- Se a movimentação financeira será feita em conta em nome do condomínio ou em conta "pool".
- Se o balancete tem linguagem simples, de fácil compreensão, possibilitando o acompanhamento da aplicação dos recursos.
- Se a administradora possui administrador, contador ou outro profissional habilitado.
- Se a administradora tem um site na Internet, pelo qual pode prestar contas e passar informações a seus clientes.
- Exija certidões civil e criminal dos sócios e da empresa, certidões negativas de INSS e FGTS, além de informações bancárias e comerciais da administradora. Essas medidas visam mostrar a idoneidade da empresa; garantem, por exemplo, que ela recolherá corretamente os encargos como o INSS e o FGTS. Há administradoras que chegam a falsificar as guias de INSS. Para se defender desse tipo de ação, o síndico deve solicitar, periodicamente, a certidão negativa de INSS do seu condomínio.
- Ao escolher a administradora, visite suas instalações. Procure conhecer toda sua estrutura. Existem casos de administradoras "fantasmas", que funcionam apenas com um telefone celular.
- Desconfie de taxas muito baixas. O usual é cobrar uma taxa fixa para a administração ou entre 6% e 10% da arrecadação ordinária do condomínio. Segundo a Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios (AABIC), nenhum prédio custa menos que R$900,00 por mês para a administradora.
2 - ANALISANDO O CONTRATO
Definida a administradora, o síndico deve solicitar uma minuta do contrato para análise. No contrato de prestação de serviços de administração condominial estará relacionado todo o serviço oferecido pela administradora. Tudo o que for combinado entre o síndico e a administradora deverá estar bem especificado no contrato (certas promessas funcionam como atrativo de vendas e depois são esquecidas). O síndico pode, inclusive, romper o contrato se alguma cláusula não for cumprida.
Deve ser observado no contrato se a administradora se responsabiliza pelos erros cometidos por ela, inclusive reembolsando o condomínio pelo pagamento de multas ou despesas provenientes de pagamentos em atraso.
É comum que as administradoras cobrem valores extras para alguns serviços, entre os quais: disponibilização de dados da administração do condomínio no site da Internet, presença de funcionário em assembléia, despesas de escritório (como cópias) e de transporte, certidões para órgãos públicos, homologação de demissão de funcionários, entre outros. O síndico deve checar se esses itens estão especificados no contrato.
3 - FUNÇÕES DA ADMINISTRADORA
Acima de tudo, a administradora deve ter uma visão profissional da gestão de um condomínio e passar esse profissionalismo ao síndico. Algumas obrigações da administradora são a seleção e treinamento de funcionários, prestação de contas mensal (anexando os documentos que comprovam despesas, informações sobre saldos bancários, etc.), obtenção de orçamentos de fornecedores e realização de um trabalho de manutenção programada. “O trabalho da administradora deve ser transparente para o síndico e também para os condôminos. Assim, eles saberão que o síndico atua corretamente”, opina Geraldo Bernardes Silva Filho, administrador de condomínios. Paulo Sérgio Romani, também administrador, acredita que, hoje, o papel das administradoras não é mais o de só emitir o balancete e o recibo de pagamento. “É preciso entender a importância de um administrador profissional orientando o síndico”, completa.
Síndicos e administradoras, portanto, devem trabalhar juntos. A parceria deve funcionar no caso da previsão orçamentária, uma das atribuições da administradora, por exemplo. O condomínio deve respeitar o valor fixado e não gastar acima do previsto. No caso de serviços e obras, é vantajoso que a administradora forneça orçamentos: ela consegue preços diferenciados, até um pouco abaixo do mercado, porque trabalha com um cadastro de empresas que já fizeram vários serviços por seu intermédio.
Também é atribuição da administradora orientar o síndico a fazer um seguro para defendê-lo de qualquer eventualidade ou acidente que ocorra no condomínio. Enfim, a administradora deve estar preparada para dar todo o suporte ao síndico, inclusive sobre dúvidas quanto a conflitos rotineiros no condomínio. É fundamental, finalmente, que a empresa preste assessoria jurídica ao condomínio, tendo conhecimento de todas as leis vigentes e dos projetos de lei que atingem, direta ou indiretamente, os condomínios.
As atribuições da administradora devem estar especificadas no contrato. É possível que algumas tarefas fiquem com o síndico, como a administração dos recursos financeiros, pesquisa de preços e compra de materiais.
Segundo Rosely Schwartz, administradora de empresas e consultora na área de condomínios, havendo autorização do síndico, as administradoras poderão exercer as seguintes atribuições:
- convocar as assembleias gerais, conforme o que estabelece a Convenção do condomínio;
- executar a deliberação das assembleias;
- distribuir cópias das atas, comunicando a todos os condôminos as deliberações das assembleias;
- manter atualizado o cadastro dos condôminos;
- providenciar os orçamentos das despesas e levar à assembléia para aprovação;
- realizar todos os controles contábeis;
- executar e enviar com antecedência as cotas condominiais ordinárias e extraordinárias aprovadas por assembléia;
- pagar as despesas do condomínio, quando autorizadas, e desde que haja fundos suficientes na conta corrente;
- administrar os funcionários do condomínio, disciplinando, suspendendo, admitindo e demitindo, dentro da legalidade, junto aos órgãos competentes, com a elaboração de guias do IAPAS, FGTS, PIS, IR. Elaborar folha de pagamento, férias e rescisões;
- manter sempre atualizados os relatórios e toda documentação, podendo a qualquer tempo prestar contas ao síndico.
4 - QUANTO PAGAR À ADMINISTRADORA
Desconfie de administradoras que cobram taxas muito baixas. O usual é cobrar uma taxa fixa para a administração, ou entre 6% e 10% da arrecadação ordinária do condomínio. É importante que as receitas ou despesas extraordinárias não sejam incluídas no cálculo.
Segundo a Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios (AABIC), nenhum prédio custa menos que R$ 900,00 por mês para a administradora. “Como a atividade de administração de condomínios não é regulamentada, muitos ex-síndicos e ex-funcionários de administradoras abrem uma empresa. Por isso, divulgamos constantemente os cuidados na escolha de uma empresa e os indícios de má gestão, que podem ser detectados facilmente. Basta que o síndico e os condôminos não sejam relapsos”, opina Cláudio Anauate, presidente da AABIC.
Algumas administradoras cobram uma 13ª taxa no final do ano. Só aceite essa prática se ela estiver prevista em contrato.
5 - CONTA POOL OU CONTA VINCULADA
Há administradoras que operam pelo sistema de conta pool: o dinheiro do condomínio fica na conta bancária da administradora, juntamente com o dinheiro de outros condomínios, o que dificulta o controle por parte do síndico, através de extratos e também dos resultados das aplicações financeiras. Apesar disso, alguns escolhem esse sistema pela redução que gera nos custos bancários.
Para a administradora de empresas e consultora condominial Rosely Schwartz, é preferível optar por empresas que trabalhem com contas bancárias separadas para cada condomínio (chamada de conta vinculada). O síndico pode dar uma procuração para que a administradora emita os cheques ou definir que somente ele irá assiná-los. Essa opção deve ser definida em assembléia. Uma boa dica é trabalhar com contas separadas para a receita ordinária e os gastos extraordinários.
6 - O QUE SÃO CO-GESTÃO E AUTO-GESTÃO
Existem outras formas de gestão de condomínios, além da fórmula mais conhecida da administração exercida pelo síndico com o apoio da administradora.
A "co-gestão" funciona com a participação de uma administradora ou um contador para a parte burocrática. O síndico e um grupo de moradores dividem as tarefas, realizando a administração interna. “Essa é uma forma interessante de gestão, mas que, para dar certo, precisa de um grupo participativo. Moradores, conselheiros e até funcionários podem fazer parte desse grupo”, explica Rosely Schwartz, administradora de empresas, consultora condominial e autora do livro Revolucionando o condomínio. A administração externa funciona para dar suporte ao grupo, como na revisão de contratos de prestação de serviços, por exemplo.
Já a "auto-gestão" não utiliza nenhum profissional externo. São os próprios moradores que cuidam da administração do condomínio. “A auto-gestão é escolhida como uma maneira do condomínio economizar. Eu não recomendo essa forma de gestão, pois são assumidas muitas responsabilidades, principalmente na área trabalhista, na qual é preciso ser especialista para não cometer erros”, pondera Rosely. A auto-gestão é mais comum em grandes condomínios, que trabalham com funcionários contratados. “Mesmo esse tipo de funcionário deve procurar cursos que o capacitem para a gestão de condomínios”, diz a especialista.
Na opinião de Rosely, outra situação gerada pela auto-gestão é a concentração de poderes nas mãos do síndico, o que aumenta a possibilidade de ocorrerem irregularidades na administração. Para o advogado Cristiano De Souza Oliveira, consultor condominial, o novo Código Civil permite que a assembléia estabeleça quem serão os condôminos responsáveis, no caso de uma auto-gestão, pelas diferentes áreas administrativas (como compras, emissão de boletos, etc.). Assim, a assembléia delega responsabilidades a terceiros.
7 - SÍNDICO PROFISSIONAL
A estrutura administrativa do condomínio pode ser alterada com a presença do síndico profissional, que não mora no prédio e costuma exercer a função em vários edifícios. Mantém-se a presença do subsíndico e do conselho, conforme determina a convenção do condomínio, e a parceria com uma administradora (o síndico profissional não é vinculado a uma única administradora).
O síndico profissional pode ser pessoa física ou jurídica: ou é um profissional autônomo contratado ou uma empresa prestadora de serviços, sem vínculos trabalhistas com o condomínio. Como ele recebe uma remuneração, muitas vezes a convenção deve ser alterada.
É feito um contrato entre o síndico profissional e o condomínio, e ambos devem seguir as especificações desse contrato. O sucesso da gestão depende muito da boa comunicação entre as três partes: síndico, administradora e condomínio (subsíndico e conselho).
