Organização e objetividade garantem reunião rápida e bem sucedida
Quórum baixo, assembleia prolongada, brigas, e nada decidido. Quer quer participar de uma reunião desse tipo?
Para evitar que essa cena de terror aconteça no seu condomínio, o SíndicoNet elaborou um passo a passo de como uma assembleia deve ser preparada e administrada. Confira:
A convocação:
A parte anterior à assembleia é o primeiro passo para garantir que o evento transcorra com organização e tranquilidade. A convocação deve ser feita como manda a convenção do condomínio – caso contrário, as decisões tomadas pela coletividade podem ser invalidadas judicialmente.
O ideal é municiar o condômino com todo o tipo de informação possível antes da reunião, para que ele tenha tempo de refletir sobre os dados, elaborar perguntas e até de trocar algumas ideias com os vizinhos. Dessa forma, ninguém se sente surpreso com o valor do reajuste da taxa ou com o preço da pintura da fachada no momento da assembleia.
O uso da internet pode ser um aliado importante para este fim. Listas de e-mails, facebook, site do condomínio, blogs, fóruns e assembleia virtual são recursos cada vez mais presentes no dia a dia da população e - por que não - dos condôminos.
Colocar observações no edital, como: "A sua presença é indispensável para o bom andamento e valorização do nosso patrimônio"; "Os ausentes, por Lei, deverão acatar com todas as decisões tomadas".
Dependendo da finalidade de cada assembleia, a preparação varia:
Aprovação de contas: Mande antes da reunião uma prévia do que será falado. Um atualizado das despesas do condomínio, com o quanto se gasta atualmente com pessoal, concessionárias, e principais itens de manutenção. Para a ocasião, as pastas devem estar todas aprovadas pelo conselho, que deve vistá-las mensalmente.
Previsão orçamentária: Envie, com antecedência, os valores já com reajustes previstos para o período – inflação de contratos, reajustes, média de dissídio
Eleição de síndico: caso haja mais de um interessado, é possível que os mesmos conversem com o síndico atual com antecedência e mandem para os outros condôminos suas propostas de trabalho.
Convocações específicas: - envidraçamento de sacadas, por exemplo - : o síndico pode já mandar os orçamentos colhidos, e as informações técnicas com antecedência.
Pautas:
Outro item importantíssimo para o bom andamento da assembleia é que as pautas da reunião não sejam muito extensas.
As pautas devem ser claras, pertinentes e necessárias
O máximo recomendado são quatro pautas por assembleia, para evitar que o evento se alongue demais.
Se achar conveniente, estipular e mencionar tempo máximo de duração da reunião. (a média costuma ser de duas horas)
Se um dos itens for "Assuntos gerais", estes só podem ser discutidos. Para serem votados, os assuntos devem estar explícitos na convocação.
Depois da convocação:
O síndico e a administradora devem continuar chamando os condôminos para a reunião, com lembretes no quadro de avisos do condomínio, quinze dias antes, uma semana antes, dois dias antes do evento e na própria data também. O zelador pode ajudar o síndico nesta tarefa.
Vale lembrar que as administradoras costumam cobrar para que seu funcionário compareça à assembleia. O preço deve ser discutido antes, e o ideal é que o responsável pelo dia-a-dia do condomínio na administradora participe da reunião.
Antes da reunião começar:
Se possível, coloque uma música ambiente suave, ou até um DVD com um tema leve. Músicas agitadas não são recomendadas. Outro toque simpático é oferecer um cafézinho com biscoito para os presentes.
Esse tipo de cuidado vai criando um ambiente mais propício para a conversa e para o entendimento entre os vizinhos.
Durante a reunião:
O primeiro passo é decidir pelo presidente da mesa. Peça fundamental para o bom andamento do evento, o recomendável é que o presidente seja alguém respeitado por todos, neutro e que não pertença a nenhuma “panelinha” do condomínio.
Também é de extrema importância que o presidente da mesa saiba se colocar no momento certo, evitando que os moradores que demandam mais atenção fujam do tema que está sendo debatido.
Além disso, deve-se observar o horário de início da reunião. É uma boa maneira de prestigiar os presentes, e não os ausentes, ou atrasados. Outra forma de se manter a ordem é dar certo período de tempo para cada assunto na pauta – e no máximo cinco minutos a mais, caso a maioria decida por mais explicações sobre o tema.
Veja algumas sugestões sobre o tempo necessário para os seguintes assuntos – caso o material de apoio já tenha sido enviado com antecedência, como foi sugerido acima:
Prestação de contas: de 20min a 25 min
Previsão orçamentária: de 10 min a 15 min
Eleição: geralmente feita por aclamação, 5 minutos. Mas se houver mais candidatos, calcule 3 minutos para cada um
Aprovação de obras: de 15 min a 20 min
Para que a reunião transcorra da melhor forma possível, a ordem do dia deve deixar os temas mais polêmicos para o final. Assim, os outros assuntos são decididos com mais tranquilidade.
Mesmo com toda essa organização, há algo que pode minar o sucesso de uma assembleia: as objeções em excesso ou a vontade, de alguns moradores, de debaterem assuntos que não são coletivos durante a reunião.
Para aqueles que pedem a palavra a todo momento e desejam mais explicações sobre contas já aprovadas, ou sobre um orçamento cotado, ou em relação a um item muito específico de qualquer coisa debatida, pode-se oferecer uma atenção especial em outro momento, para evitar atrasar a ordem estabelecida para o dia.
Uma sugestão é que se coloque em votação se a dúvida é da maioria dos presentes ou não. Assim, o morador em questão não se sente injustiçado e, se o assunto realmente for de interesse geral, tem mais espaço para discussão.
É importante que os moradores não fiquem sem resposta para as suas questões. Mesmo que repetitivas,as perguntas devem ser respondidas – o que pode acontecer em outro momento, que não na assembleia.
Outro problema recorrente em assembleias são aqueles que querem discutir assuntos privados. Nesse caso, o ideal é que o presidente da mesa explique que o tema não é de interesse geral, mas que o síndico pode procurá-lo em outro momento, ou depois da assembleia, para falar sobre o problema. Deve-se ressaltar que a assembleia é o momento para debater os assuntos referentes à comunidade.
Veja abaixo algumas frases que o presidente da mesa pode usar para manter a objetividade da reunião:
“Esse assunto será debatido mais tarde”
“Me desculpe, mas o tema não é de interesse coletivo”
“O item já foi discutido e aprovado”
“Senhores, temos mais três minutos para decidir sobre esse assunto, depois passamos para o próximo item da pauta”
“Esse tema não está na pauta do dia”
“Podemos discutir esse assunto em particular”
Depois da reunião:
Com o fim das discussões agendadas, é possível que os vizinhos e síndicos fiquem ali conversando sobre a reunião. O presidente da mesa, auxiliado pelo funcionário da administradora de condomínio, redige a ata da reunião, que tem data limite para ser entregue aos outros moradores, expressa na convenção.
Aproveite o momento para tirar alguma dúvida pendente que tenha ficado para trás por falta de tempo – ou por interesse de algum morador.
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