Quem já exerceu a função de síndico sabe muito bem o quanto é díficil
Contas atrasadas, inadimplência, problemas com moradores e mau funcionamento de equipamentos são alguns exemplos do que se costuma encontrar pela frente. Principalmente quem é síndico de primeira viagem.
Por isso, é bom iniciar o trabalho sabendo o que o espera. Então, vamos às dicas para tornar o trabalho mais simples. A primeira providência é fazer um check-up para identificar a inadimplência do condomínio, se há processos judiciais ou problemas estruturais no prédio são passos importantes para evitar riscos e para o planejamento de ações futuras. Também é importante conversar com o zelador sobre a manutenção do local e com o porteiro sobre as reclamações mais comuns.
São essas pessoas que vão informar quem são os moradores mais problemáticos, e as reclamações mais frequentes. Outro ponto importante é analisar, junto com a comissão fiscal do condomínio, a pasta de prestação de contas da gestão anterior, identificando falhas e oportunidades de redução da taxa de condomínio. Se o condomínio é novo, não esqueça de providenciar a pasta para ajudar na próxima gestão. Por falar em números, o conselho fiscal é fundamental.
Manter contato e reuniões constantes farão com que os membros sigam o mesmo pensamento, além de ajudar o síndico a delegar tarefas e responsabilidades. O síndico deve conhecer bem a legislação que se aplica ao condomínio. Saber dos direitos e deveres e a responsabilidade civil e criminal inerente ao cargo é imprescindível. E como ninguém trabalha sozinho, monte uma boa equipe. Além disso, sempre que um problema acontecer, consulte e/ou contrate especialistas em engenharia, elevador, leis trabalhistas, e por aí vai. Fazer prestação de contas é obrigatório.
Deve-se divulgar mensalmente o saldo bancário, demonstrativo de receitas e despesas, inadimplência e tudo o que envolver as finanças do residencial. Mas a confiança dos moradores é conquistada no dia a dia. Apesar de o síndico ter autonomia para tomar decisões sem realizar a assembleia, todos os moradores podem ser consultados quando alguma mudança afetar suas vidas. Uma dica: estipule um horário semanal apenas para receber os moradores e evite gente batendo na porta a qualquer hora do dia ou da noite. Tenha atitude profissional: não interessa se o vizinho é parente ou amigo. Na hora da discordância ou a aplicação de uma multa, todos são iguais.
O síndico deve ter em mente que críticas e oposição de outros fazem parte do processo e dizem respeito apenas à administração, não ao lado pessoal. Algumas boas práticas de gestão são úteis para que o condomínio não caia em velhas armadilhas. "O condomínio não deve utilizar conta bancária pool, conta na qual a administradora fica com o dinheiro de vários condomínios, em vez de ter uma conta individualizada por prédio. Isso aumenta as chances de fraudes e erros", explica Lincoln César do Amaral, especialista em condomínios e diretor da Superlógica, desenvolvedora de softwares para condomínios.
Também deve-se pedir pelo menos três orçamentos antes de contratar qualquer empresa para trabalhar no condomínio. Para comparar valores, vale a pena conversar com síndicos e colegas para ter ideia de quanto o serviço custou em situações semelhantes. Para finalizar, o síndico deve, mensalmente, analisar um relatório comparando as receitas e despesas entre o mês anterior e o atual, para identificar a variação nos custos do condomínio ou aumento expressivo da inadimplência.
